A l’hora d’explicar el que suposa la certificació de la ISO 9001 hem de fer referència a la relació d’aquest concepte amb la implantació d’un Sistema de Gestió de la Qualitat (SGC) a l’empresa o l’excel·lència segons les expectatives de gestió, millora i gestió d’indicadors de negoci de l’organització que l’apliqui. De fet, la norma ISO 9001 no és més, en realitat, que un conjunt de pautes i estàndards a seguir que utilitzem per implantar un SGC seguint les guies de la International Standarization Organization (ISO), que tenen el suport d’un conjunt d’eines de gestió de el risc, processos i indicadors de millora que l’empresa determina fins a quin nivell de profunditat desitja aplicar-los.
Les organitzacions que desitgen augmentar la seva eficàcia, enfocar la seva activitat cap a la millora contínua i garantir la satisfacció dels seus clients tenen en aquesta norma una de les seves eines fonamentals, i haurien implantar un SGC que compleixi amb els seus requisits. Les organitzacions que vulguin assolir estàndards d’excel·lència i resultats de Reporting poden seguir la mateixa metodologia aprofundint en les anàlisis de riscos, processos i indicadors de gestió.
Vegem com.
La implantació d’un SGC o un model de gestió del negoci
A l’hora d’implantar sistemes de qualitat o model de gestió del negoci en empreses, el primer pas és dur a terme un diagnòstic inicial de la seva situació. Després, s’elaborarà la informació documentada necessària per a una correcta implantació d’aquest sistema a tota l’organització; això implica elaborar informació sobre l’operació, control i protocol, a el temps que s’estableix un seguit d’objectius i indicadors de mesurament per a cada un d’ells.
Un cop haguem completat aquesta fase, haurem de posar en marxa l’aplicació del sistema. Una cosa que suposarà continuar amb l’operació habitual, però assegurant que es disposa dels elements de mesurament que garanteixin l’eficàcia i resultats i complint amb les especificacions, processos i mètodes fixats.
Auditoria interna i auditoria externa
Per assegurar l’eficàcia, les empreses han de realitzar les seves pròpies auditories internes. Això suposa que un o diversos membres de l’organització, degudament qualificats, s’asseguren el compliment de tots els requisits definits per l’organització i que són la base del resultat i de l’obtenció de la certificació corresponent. S’ha de comprovar que es disposa dels indicadors i registre del funcionament del sistema, se segueixen tots els processos i mètodes establerts en tots els nivells i es manté tota la informació documentada que garanteixi l’efectivitat i qualitat de les dades que ens marquen les tendències i estat del nostre sistema. A més, han d’identificar tots aquells incompliments, per poder aplicar accions que eliminin la causa de l’incompliment detectat.
No obstant això, és l’entitat auditora externa la que per mitjà de les seves auditories fa possible la certificació que un sistema de qualitat basat en la norma ISO 9001 ha estat implantat correctament i compleix amb les expectatives. Aquesta ha de ser duta a terme per part d’una empresa certificadora per mitjà dels seus auditors experts que no només comproven el compliment de requisits, nivell de qualitat i resultats obtinguts, sinó que aporten una valoració externa objectiva independent d’alt valor de millora per a l’organització per assolir els seus resultats i expectatives des de l’experiència, la detecció de fortaleses i debilitats de les organitzacions.
La certificació i les seves implicacions
La certificació és el pas clau d’aquest procés, perquè obtenir-la vol dir que el sistema implantat funciona i està donant resultats. Sense oblidar l’evidència davant tercers del nostre compromís amb la qualitat i la millora. Aquest procés no només es tracta d’un certificat, sinó que comporta la redacció d’un informe d’auditoria, que determinarà la conformitat o no de el sistema amb informació d’alt valor per a la direcció de l’organització que ha d’integrar als seus informes interns de negoci.
Si aquest informe inclou algun incompliment, no es deuen preocupar, és una cosa normal i fins i tot positiu de cara a la millora, ja que l’entitat certificadora marcarà un termini perquè es proposin accions correctives que valorarà la seva eficàcia i efectivitat per al bé de l’empresa. La certificació té una vigència de tres anys, amb auditories anuals de seguiment per part de l’entitat i després dels quals haurem de tornar a auditar completament per renovar el certificat; així és possible comprovar amb una freqüència adequada l’evolució, tendència i progrés del nostre sistema i resultats complint i seguint les orientacions i requisits de la norma ISO 9001.